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Denúncias e investigação interna: como estruturar um programa eficaz e ético

A denúncia de irregularidades e a investigação interna são pilares essenciais de qualquer programa de conformidade moderno. Em um contexto de crescentes demandas éticas e regulatórias, as organizações comprometidas com a integridade precisam de mais do que apenas canais de denúncia: elas precisam criar uma cultura de conformidade forte, técnica e socialmente responsável.

Este artigo reúne os principais conceitos e boas práticas para a elaboração de um programa eficaz de denúncia de irregularidades, alinhado às normas internacionais e às expectativas das partes interessadas.

O que é o gerenciamento de reclamações e por que ele é estratégico?

A denúncia de irregularidades vai muito além de fornecer um canal para receber reclamações. Trata-se de um sistema estruturado para identificar, investigar e lidar com condutas antiéticas ou ilegais dentro ou fora da organização.

Em tempos de ESG (Environmental, Social and Governance), as empresas devem atender às expectativas da comunidade, dos parceiros, dos fornecedores e dos consumidores. Isso implica respeito aos direitos humanos, práticas de gestão ética e responsabilidade ambiental.

Ética e cultura organizacional: a base de tudo

Uma empresa é uma pequena sociedade. Os valores, as crenças e as normas éticas que são praticados diariamente formam a cultura organizacional, da qual depende o sucesso ou o fracasso de qualquer canal de comunicação.

Quando os funcionários percebem que o comportamento antiético é tolerado, é improvável que se sintam seguros para se manifestar. Portanto, é fundamental promover uma cultura de integridade, conduzida desde a alta gerência até os níveis operacionais, com base em:

Como conduzir uma investigação interna eficaz

O recebimento de uma reclamação é apenas o começo. Uma investigação interna eficaz exige planejamento, técnica e respeito à lei.

Algumas boas práticas incluem:

1. aplicar a técnica 5W2H

Faça perguntas-chave: quem, quem foi afetado, onde, quando, como e por quê. Esse método ajuda a criar uma linha de investigação sólida e coerente.

2. conduzir entrevistas e analisar evidências

As entrevistas devem ser conduzidas com cautela e sem pré-julgamentos. É essencial manter a confidencialidade e analisar a coerência entre a linguagem verbal e não verbal e as memórias das pessoas envolvidas.

3. garantia da cadeia de custódia

A preservação das evidências é vital. Os documentos físicos devem ser manuseados com cuidado, e os arquivos digitais devem ser copiados e analisados com o apoio de especialistas forenses digitais.

Programas de conformidade e sua relação com a ética

A conformidade não se limita à conformidade regulamentar. Ela envolve a integração de valores éticos que orientam as decisões em todos os níveis da organização.

Um programa sólido inclui:

De acordo com a ISO 37301o segredo é criar uma cultura de conformidade baseada em uma liderança ética, processos claros e uma visão estratégica.

Personalização por setor e região geográfica

Não existe um modelo de conformidade universal. Cada programa deve ser adaptado:

É essa personalização que garante o tratamento eficaz das reclamações e a resolução das investigações internas.

Ethics by Design: incorporando a ética na fonte

Inspirada no conceito de Privacy by Design da LGPD, surge a ideia de Ethics by Design: integrar a ética desde a concepção de cada processo, produto ou política.

Essa abordagem evita riscos antes que eles surjam, fortalece a integridade organizacional e consolida a reputação ética da empresa.

Reflexões finais: o valor da responsabilidade social

Ser uma empresa ética é também ser uma empresa socialmente responsável.

Isso implica:

Toda organização deve se perguntar:

Como lidamos com nossas reclamações?
Nossa cultura incentiva ou inibe a ética?
Estamos preparados para investigar com imparcialidade e rigor?

Conclusão

A denúncia de irregularidades e as investigações internas são muito mais do que processos administrativos. Elas representam instrumentos estratégicos para fortalecer a confiança, prevenir riscos e consolidar a reputação ética da empresa.

Perguntas frequentes:

O que é denúncia em conformidade?

É um sistema para receber, analisar e resolver reclamações de maneira ética, protegendo o reclamante e garantindo a integridade das investigações.

Por que a pesquisa interna é importante?

Porque garante que os fatos sejam analisados de forma imparcial, fortalecendo a transparência e a confiança dentro da organização.

Como o denunciante é protegido?

Por meio de anonimato, confidencialidade e políticas claras contra retaliação.

O que significa "Ethics by Design"?

É integrar a ética ao projeto de processos, produtos ou políticas para evitar riscos e promover uma cultura de integridade.

Quais padrões internacionais orientam o tratamento de reclamações?

A ISO 37301 e as diretrizes ESG são referências importantes para a criação de programas éticos e eficazes.

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